JAG26 Jacob Aalls gate 26
Styrets HMS-rutiner

Styrets HMS-rutiner

Oversikt over løpende HMS-ansvar gjennom året

Om styrets HMS-rutiner

Tilpasset lite borettslag

Disse rutinene er tilpasset virkeligheten for et lite borettslag med 3 personer i styret som forvalter ca. 10 leiligheter. Alle i styret har samlet ansvar - ingen spesielle roller.

Fokus er på praktisk gjennomførbarhet: kvartalsvise inspeksjoner (~1 time hver 3. måned), tydelig skille mellom planlagte oppgaver og løpende vedlikeholdsansvar basert på rapporter fra beboere.

Rutinene er basert på internkontrollforskriften og beste praksis fra NBBL, DSB og BORI.

Hvordan bruke denne oversikten

  • • Kvartalsvise: Systematiske gjennomganger 4x årlig (ca. 1 time)
  • • Sesongrutiner: Spesifikke oppgaver vår/høst/vinter
  • • Årlige: Brannkontroll og årlig el-kontroll av fellesanlegg
  • • Hvert 3. år: Termografering og dyptgående el-kontroll (NEK 405)
  • • Løpende ansvar: Reaktivt vedlikehold når beboere melder fra
  • • Detaljerte sjekklister i kvartalsvise sjekklister

Kvartalsvise rutiner

Oppgaver som utføres 4 ganger i året - gjennomførbart for 3-person styre (ca. 1 time per gang)

Rømningsveier og fellesareal

Kritisk Lovpålagt

Kontroller trapperom, kjeller og loft. Sjekk at ingen lagring blokkerer rømningsveier.

💡 Kombiner gjerne med styremøte for effektivitet

⏱ 30 min

Branndører og belysning

Høy

Sjekk at branddører lukker korrekt. Kontroller belysning i port, gate, bakgård, baktrapper.

💡 Bytt defekte pærer umiddelbart - mørke områder er fallfare

⏱ 20 min

Observasjon av generell tilstand

Medium

Gå rundt bygget og noter synlige problemer (fukt, råte, løse elementer).

⏱ 15-20 min

Sesongrutiner

Oppgaver som utføres i spesifikke sesonger gjennom året.

Vår (mars-mai)

Fasadeinspeksjon

Høy

Sjekk fasade for skader på puss/mur. Dokumenter med bilder.

💡 Viktig å oppdage frostskader tidlig

⏱ 30-45 min

Takrenner og nedløp

Høy

Kontroller takrenner for skader, tetting og funksjon.

⏱ 20-30 min

Dugnadsplanlegging

Medium

Vurdering av aktiviteter og oppgaver for dugnad. Planlegg dato og informer beboere.

⏱ Diskuteres på styremøte

Varsling om leilighetsinspeksjoner

Høy

Varsle beboere om planlagte sjekker for hver leilighet (røykvarsler, vannstoppere etc.).

💡 Gi minst 2 ukers varsel

⏱ 30 min

Høst (september-november)

Fasadeinspeksjon

Høy

Sjekk fasade for skader på puss/mur før vinteren. Dokumenter med bilder.

⏱ 30-45 min

Takrenner og nedløp

Høy

Kontroller og rens takrenner før løvfall og frost.

💡 Tette renner kan gi vannskader

⏱ 30-45 min

Varsling om leilighetsinspeksjoner

Høy

Varsle beboere om planlagte sjekker før vinteren.

⏱ 30 min

Vinterforberedelser

Høy Lovpålagt

Sjekk strøutstyr, snøutstyr og plan for vinterdrift.

⏱ 30 min

Vinter (desember-mars)

Takinspeksjon for istapper

Kritisk Lovpålagt

Inspeksjon av tak for istapper og lignende. Bestill fjerning ved behov.

💡 Spesielt viktig ved mildvær etter kuldeperioder

⏱ 15 min inspeksjon

Overvåking av strøing og snørydding

Kritisk Lovpålagt

Følg med på at leverandør utfører strøing og snørydding som avtalt. Dokumenter mangler.

💡 Glattpunkt må håndteres raskt

⏱ Daglig observasjon

Årlige rutiner

Oppgaver som utføres én gang per år på spesifikke tidspunkt

Inspeksjon av brannvarslingsanlegg (februar)

Kritisk Februar Lovpålagt

Årlig inspeksjon av brannvarslingsanlegg utført av godkjent firma.

💡 Lovpålagt årlig kontroll

⏱ Bestilling + oppfølging

Sjekk av brannslukkingsapparater (februar)

Kritisk Februar Lovpålagt

Kontroll av brannslukkingsapparater i fellesareal. Vurder bytte for hele borettslaget.

💡 Kan kombineres med brannvarslingsanlegg-inspeksjon

⏱ Bestilling + oppfølging

Årlig el-kontroll av fellesanlegg (Storm Elektro)

Kritisk Våren (koordineres med vårinspeksjon/vernerunde)

Visuell inspeksjon av hovedtavle, underfordelinger, stigeledere, kjeller-/loft-/trapperomanlegg, utelys, vaskeri-anlegg. Trykktest av jordfeilbrytere. Bytte av defekte komponenter. Rapport med avvikslogg leveres til HMS-perm.

💡 Styret bestiller hos Storm Elektro. Rapport arkiveres i HMS-perm. Avvik følges opp i avvikslogg med frist. Dette dekker den lovpålagte systematiske kontrollen av fellesanlegget — ansvaret for anlegg inne i leilighetene ligger på andelseier (informeres via HMS-intro på Naborom).

⏱ Bestilling + oppfølging (~1 dag feltarbeid) Relatert verktøy →

Hvert 3. år — dyptgående el-kontroll

Sertifisert kontroll med termografering — dekker forhold som ikke fanges opp av årlig visuell egenkontroll

Hvorfor denne rutinen: Termografi er den enkeltkontrollen som gir størst brannrisikoreduksjon i eldre bygg. Varmgang fra løse kontaktpunkter i hovedtavle er vanligste årsak til branner med elektrisk kilde — og er usynlig uten IR-kamera. NEK 405-serien er bransjens kontrollnorm; sertifisert kontrollør kreves.

Termografering av hovedtavle og underfordelinger

Kritisk

Sertifisert kontrollør (NEK 405-3) gjennomfører IR-termografering under last. Løse kontakter, overbelastede kurser og svake skjøter avdekkes som varmepunkter. Rapport med bilder leveres.

💡 Bestilles hos sertifisert NEK 405-3-kontrollør (Storm Elektro eller tilsvarende). Må utføres med anlegget i drift/under last for å gi mening. Forrige gang / neste gang logges i HMS-historikk.

⏱ 2-4 timer feltarbeid + rapport

Periodisk el-kontroll av fellesanlegg (NEK 405-4)

Høy

Utvidet periodisk kontroll av fellesanlegg etter NEK 405-4 (bedrifter/fellesanlegg). Omfatter isolasjonsmåling, jordingsverifisering, kontinuitetstest, gjennomgang av samsvarserklæringer og installasjonstegninger.

💡 Kan kombineres med termografering i samme besøk. Rapport og utbedringsplan arkiveres i HMS-perm. Åpne avvik føres i avvikslogg med frist.

⏱ 1 dag feltarbeid + rapport Relatert verktøy →

Revisjon av installasjonsdokumentasjon

Medium

Gjennomgang av installasjonstegninger, samsvarserklæringer fra nye installasjoner de siste 3 år, og oppdatering av dokumentasjon i HMS-perm. Forhåndsavtalt med Storm Elektro.

💡 Viktig ved større ombygginger (ladepunkt for el-bil, nye varmekabler, induksjonstopp i flere leiligheter samtidig) — disse kan belaste inntaket utover dimensjonering.

⏱ 2-3 timer

Halvårlige rutiner

Oppgaver som utføres to ganger per år

Visuell inspeksjon av fellesanlegg (vår og høst)

Høy

Styret gjennomfører selv en kort visuell gjennomgang av fellesareal-el: hovedtavle (lukt av brent, misfarging, lyder), utelys, synlige kabler i kjeller/loft, trapperomsbelysning. Ingen demontering — kun observasjon.

💡 Utføres samtidig som vår- og høstinspeksjonen. Den profesjonelle kontrollen skjer én gang årlig (annual-003) og hvert 3. år (triennial-001/002).

⏱ 20-30 min

Løpende vedlikeholdsansvar

Reaktivt vedlikehold basert på rapporter og observasjoner

Håndtering av avvik og rapporter

Høy

Ta imot rapporter fra beboere om problemer. Vurder alvorlighetsgrad og prioriter tiltak.

💡 Noen ting kan fikses av styret selv, andre krever fagperson. Dokumenter alt i avviksloggen.

Relatert verktøy →

Inspeksjon av lys ved behov

Medium

Når beboere melder om defekt lys i port, gate, bakgård eller baktrapper - sjekk og bytt pære.

💡 Godt å ha noen pærer på lager

⏱ 15 min

Oppfølging av entreprenører

Medium

Følg opp leverandører (snørydding, vaktmester, etc.) ved mangler eller problemer.

💡 Dokumenter avtaler og avviks-situasjoner

Fortløpende ansvar

Styrets løpende ansvar og tilgjengelighet

Tilgjengelighet for henvendelser

Høy

Være tilgjengelig for beboere, naboer og kommune for alle typer henvendelser.

💡 Svar innen rimelig tid. Bruk Naborom for dokumentasjon og transparens.

Avvikshåndtering og dokumentasjon

Høy

Motta, registrere og følge opp avvik og hendelser fortløpende. Hold avviksloggen oppdatert.

💡 God dokumentasjon gjør styrearbeidet enklere ved styrebytte

Relatert verktøy →

Akutte situasjoner

Kritisk

Håndtere akutte HMS-situasjoner (vannlekkasje, brann, el-feil etc.). Ha beredskapsplan klar.

Relatert verktøy →

Skadedyrkontroll ved behov

Medium

Ved tegn til skadedyr (rotter, mus, etc.): inspiser, dokumenter og kontakt fagperson om nødvendig.

💡 Rask handling forhindrer større problemer