JAG26 Jacob Aalls gate 26
Styrets HMS-rutiner

Styrets HMS-rutiner

Oversikt over løpende HMS-ansvar gjennom året

Om styrets HMS-rutiner

Tilpasset lite borettslag

Disse rutinene er tilpasset virkeligheten for et lite borettslag med 3 personer i styret som forvalter ca. 10 leiligheter. Alle i styret har samlet ansvar - ingen spesielle roller.

Fokus er på praktisk gjennomførbarhet: kvartalsvise inspeksjoner (~1 time hver 3. måned), tydelig skille mellom planlagte oppgaver og løpende vedlikeholdsansvar basert på rapporter fra beboere.

Rutinene er basert på internkontrollforskriften og beste praksis fra NBBL, DSB og BORI.

Hvordan bruke denne oversikten

  • • Kvartalsvise: Systematiske gjennomganger 4x årlig (ca. 1 time)
  • • Sesongrutiner: Spesifikke oppgaver vår/høst/vinter
  • • Løpende ansvar: Reaktivt vedlikehold når beboere melder fra
  • • Detaljerte sjekklister i kvartalsvise sjekklister

Kvartalsvise rutiner

Oppgaver som utføres 4 ganger i året - gjennomførbart for 3-person styre (ca. 1 time per gang)

Rømningsveier og fellesareal

Kritisk Lovpålagt

Kontroller trapperom, kjeller og loft. Sjekk at ingen lagring blokkerer rømningsveier.

💡 Kombiner gjerne med styremøte for effektivitet

⏱ 30 min

Branndører og belysning

Høy

Sjekk at branddører lukker korrekt. Kontroller belysning i port, gate, bakgård, baktrapper.

💡 Bytt defekte pærer umiddelbart - mørke områder er fallfare

⏱ 20 min

Observasjon av generell tilstand

Medium

Gå rundt bygget og noter synlige problemer (fukt, råte, løse elementer).

⏱ 15-20 min

Sesongrutiner

Oppgaver som utføres i spesifikke sesonger gjennom året.

Vår (mars-mai)

Fasadeinspeksjon

Høy

Sjekk fasade for skader på puss/mur. Dokumenter med bilder.

💡 Viktig å oppdage frostskader tidlig

⏱ 30-45 min

Takrenner og nedløp

Høy

Kontroller takrenner for skader, tetting og funksjon.

⏱ 20-30 min

Dugnadsplanlegging

Medium

Vurdering av aktiviteter og oppgaver for dugnad. Planlegg dato og informer beboere.

⏱ Diskuteres på styremøte

Varsling om leilighetsinspeksjoner

Høy

Varsle beboere om planlagte sjekker for hver leilighet (røykvarsler, vannstoppere etc.).

💡 Gi minst 2 ukers varsel

⏱ 30 min

Høst (september-november)

Fasadeinspeksjon

Høy

Sjekk fasade for skader på puss/mur før vinteren. Dokumenter med bilder.

⏱ 30-45 min

Takrenner og nedløp

Høy

Kontroller og rens takrenner før løvfall og frost.

💡 Tette renner kan gi vannskader

⏱ 30-45 min

Varsling om leilighetsinspeksjoner

Høy

Varsle beboere om planlagte sjekker før vinteren.

⏱ 30 min

Vinterforberedelser

Høy Lovpålagt

Sjekk strøutstyr, snøutstyr og plan for vinterdrift.

⏱ 30 min

Vinter (desember-mars)

Takinspeksjon for istapper

Kritisk Lovpålagt

Inspeksjon av tak for istapper og lignende. Bestill fjerning ved behov.

💡 Spesielt viktig ved mildvær etter kuldeperioder

⏱ 15 min inspeksjon

Overvåking av strøing og snørydding

Kritisk Lovpålagt

Følg med på at leverandør utfører strøing og snørydding som avtalt. Dokumenter mangler.

💡 Glattpunkt må håndteres raskt

⏱ Daglig observasjon

Årlige rutiner

Oppgaver som utføres én gang per år på spesifikke tidspunkt

Inspeksjon av brannvarslingsanlegg (februar)

Kritisk Februar Lovpålagt

Årlig inspeksjon av brannvarslingsanlegg utført av godkjent firma.

💡 Lovpålagt årlig kontroll

⏱ Bestilling + oppfølging

Sjekk av brannslukkingsapparater (februar)

Kritisk Februar Lovpålagt

Kontroll av brannslukkingsapparater i fellesareal. Vurder bytte for hele borettslaget.

💡 Kan kombineres med brannvarslingsanlegg-inspeksjon

⏱ Bestilling + oppfølging

Halvårlige rutiner

Oppgaver som utføres to ganger per år

Inspeksjon av el-anlegg (når elektriker tilgjengelig)

Høy

Inspeksjon av felles el-anlegg, tekniske rom, utebelysning. Prioriter synlige problemer.

💡 Mål: to ganger årlig, men tilpass etter behov og tilgjengelighet. Kombiner gjerne med andre el-arbeider.

⏱ Avhenger av omfang

Løpende vedlikeholdsansvar

Reaktivt vedlikehold basert på rapporter og observasjoner

Håndtering av avvik og rapporter

Høy

Ta imot rapporter fra beboere om problemer. Vurder alvorlighetsgrad og prioriter tiltak.

💡 Noen ting kan fikses av styret selv, andre krever fagperson. Dokumenter alt i avviksloggen.

Relatert verktøy →

Inspeksjon av lys ved behov

Medium

Når beboere melder om defekt lys i port, gate, bakgård eller baktrapper - sjekk og bytt pære.

💡 Godt å ha noen pærer på lager

⏱ 15 min

Oppfølging av entreprenører

Medium

Følg opp leverandører (snørydding, vaktmester, etc.) ved mangler eller problemer.

💡 Dokumenter avtaler og avviks-situasjoner

Fortløpende ansvar

Styrets løpende ansvar og tilgjengelighet

Tilgjengelighet for henvendelser

Høy

Være tilgjengelig for beboere, naboer og kommune for alle typer henvendelser.

💡 Svar innen rimelig tid. Bruk Naborom for dokumentasjon og transparens.

Avvikshåndtering og dokumentasjon

Høy

Motta, registrere og følge opp avvik og hendelser fortløpende. Hold avviksloggen oppdatert.

💡 God dokumentasjon gjør styrearbeidet enklere ved styrebytte

Relatert verktøy →

Akutte situasjoner

Kritisk

Håndtere akutte HMS-situasjoner (vannlekkasje, brann, el-feil etc.). Ha beredskapsplan klar.

Relatert verktøy →

Skadedyrkontroll ved behov

Medium

Ved tegn til skadedyr (rotter, mus, etc.): inspiser, dokumenter og kontakt fagperson om nødvendig.

💡 Rask handling forhindrer større problemer